Asimismo, será necesario legalizar un documento cuando el documento se va a presentar en un país que no reconoce la apostilla, cuando la institución de destino exige una legalización específica, aun siendo ambos países parte del Convenio de La Haya o si se trata de documentos oficiales emitidos en terceros países fuera de la UE que se usarán en España.
Por su parte, la apostilla de documentos es una forma simplificada de legalización que solo se aplica entre los países firmantes del Convenio de La Haya. A través de una única certificación –la “apostilla”– se autentifica un documento público para su uso internacional. De este modo, la utilidad de la apostilla reside en la posibilidad de facilitar el reconocimiento legal de un documento en otro país sin necesidad de pasos adicionales, de ahorrar tiempo y trámites consulares cuando el documento se presenta entre países miembros del Convenio y de garantizar la validez jurídica de documentos académicos, notariales o civiles como trámites de matrimonio o divorcio internacional, estudios en el extranjero, procesos de extranjería o reconocimiento de poderes notariales.
Diferencia entre legalización y apostilla de documentos
La principal diferencia entre la apostilla y legalización radica en el país de origen, de destino y el número de pasos necesarios. Mientras la apostilla es un proceso único válido para los países adheridos al Convenio de La Haya, la legalización implica varios pasos adicionales y se aplica a países que no forman parte de dicho tratado. Además, la legalización conlleva la intervención consular y suele demorarse más tiempo, lo que a su vez produce un incremento en su coste.
Así pues, a diferencia de la legalización tradicional, la apostilla es un solo sello o anotación oficial que se añade al documento original y acredita la autenticidad del mismo.
¿Qué documentos se apostillan o legalizan?
No todos los documentos requieren ser apostillados o legalizados. Generalmente, este trámite se aplica a documentos públicos como:.
- Certificados del registro civil: nacimiento, matrimonio, defunción.
- Títulos académicos: diplomas universitarios, certificados de estudios, notas.
- Documentos notariales: poderes, testamentos, escrituras.
- Sentencias y resoluciones judiciales.
- Certificados de antecedentes penales.
- Documentos administrativos: certificados de empadronamiento, informes médicos, etc.
Además, es importante confirmar con la institución receptora cuáles son los documentos requeridos y si exigen apostilla o legalización ya que cada tipo de documento puede requerir su tramitación en un organismo distinto.
¿Cómo apostillar un documento paso a paso?
Si necesitas saber cómo apostillar un documento, estos son los pasos más comunes:
- Verifica si el país destino está en el Convenio de La Haya: debe ser público.
- Acude al organismo competente: según los documentos a legalizar se acude a una institución u otra:
- Documentos judiciales: Ministerio de Justicia.
- Documentos notariales: Colegio Notarial correspondiente.
- Documentos administrativos: Ministerio competente o Tribunal Superior de Justicia de la comunidad autónoma.
- Presenta el documento original, junto con el formulario o solicitud correspondiente. Es posible llevar a cabo este paso de forma presencial u online.
- Recoge la apostilla, que generalmente se adhiere físicamente al documento como una hoja adicional o una anotación en el reverso.
Requisitos para apostillar documentos
Los principales requisitos para apostillar documentos en España incluyen:
- Documento original en buen estado.
- Identificación oficial del solicitante (DNI, NIE o pasaporte).
- Formularios de solicitud, si se requieren.
- Pago de tasas administrativas (si procede).
- En caso de presentar documentos de terceros, un poder notarial puede ser necesario.
¿Cómo legalizar un documento extranjero?
En caso de documentos emitidos fuera de España que deban ser utilizados en territorio español, el proceso de legalización puede incluir:
- Legalización en el país de origen, en los organismos oficiales correspondientes.
- Traducción jurada si el documento no está en español.
- Legalización en el consulado de España en el país de origen.
- Presentación en el organismo correspondiente en España, como el Ministerio de Educación, Justicia u otra institución oficial.
Cada país tiene su propia estructura de legalización, por lo que conviene consultar con el consulado o embajada correspondiente antes de iniciar el trámite.
¿Dónde apostillar documentos en España?
Los principales puntos habilitados para apostillar documentos en España son:
- Ministerio de Justicia: Para documentos judiciales y del registro civil.
- Tribunales Superiores de Justicia de las comunidades autónomas: Para documentos administrativos de las comunidades autónomas.
- Colegios de notarios: Para documentos expedidos por notarios.
Cada organismo tiene competencias sobre ciertos tipos de documentos y muchos de estos organismos ofrecen cita previa o incluso trámite online, dependiendo del tipo de documento.
¿Cuánto cuesta apostillar un documento?
Una de las preguntas más frecuentes es: ¿cuánto cuesta apostillar un documento? En España, el coste varía dependiendo del tipo de documento y del organismo que lo tramite, aunque suele oscilar entre 10 y 30 euros:
- Apostilla gratuita: En algunos casos, como certificados del Registro Civil.
- Coste medio: Entre 10 y 30 euros por documento.
- Documentos notariales: Pueden conllevar costes adicionales por trámites previos.
Es recomendable verificar en la sede electrónica del Ministerio de Justicia o del colegio notarial correspondiente para conocer las tarifas vigentes.
Si acabas de llegar a España o estás tramitando tu residencia, estos procesos pueden ser fundamentales para regularizar tu situación, acceder a determinados servicios la legalización o garantizar la validez internacional de tus documentos. Por tanto, conocer cómo apostillar o legalizar un documento, así como los requisitos, costes y organismos competentes resulta imprescindible.
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