CaixaBankFactura

• Reducción en costes (manipulación del papel, correo, archivo, etc.).

• Total seguridad, con sistema de identificación único que permite el control de acceso a las facturas.

• Acceso al archivo electrónico de las facturas las 24 horas del día.

• Uso de la firma delegada de CaixaBank para firmar facturas con todas las garantías legales.

• Incorporación del modelo estándar homologado por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital y por el Ministerio de Hacienda y Función Pública.

• Y, además, nuevas funciones que agilizan la gestión y el control de las facturas y que permiten un uso más práctico y dinámico de todas las funcionalidades.

• Conectividad con los Puntos Generales de Entrada de facturas electrónicas de las Administraciones Públicas.

El proceso de emisión y recepción de facturas se simplifica y se aporta una mayor operatividad.

Proceso de emisión de facturas

• Generación de facturas electrónicas y físicas.

• Generación de avisos de expedición y entrega.

• Validador del contenido de los datos y de la firma.

• Posibilidad de anexar documentos a las facturas.

• Búsqueda selectiva, visualización e impresión tanto de las facturas emitidas como de las recibidas y de sus documentos anexos.

• Consulta del estado de las facturas.

• Custodia de las facturas según los términos legales establecidos.

• Diferentes tipos de facturas: original, autofactura, rectificativa...

• Generación automática de los cuadernos de cobros.

Proceso de recepción de facturas

• Revisión de facturas y documentos adicionales.

• Descarga de facturas a través de ficheros estandarizados.

• Notificación de aceptación/rechazo.

• Acceso on-line al estado y al histórico de las facturas.

• Archivo y custodia de las facturas.

• Impresión masiva de las facturas.

• Generación automática de los cuadernos de pagos.

• Generación automática del cuaderno de confirming.

La legislación prevé y regula la facturación electrónica como medio para mejorar la efectividad y abaratar los costes de gestión que conlleva el sistema tradicional de facturación en papel a los profesionales y empresarios obligados a facturar.

El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Esta norma, tras establecer la obligación de remitir y conservar las facturas, permite la posibilidad al emisor y al receptor de cumplir estas obligaciones a través de medios electrónicos, siempre que se cumplan una serie de requisitos.

La Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, desarrolla determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, incluidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre.

La ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, es una norma que afecta a la expedición de facturas de forma obligatoria a los Organismos Públicos.

La ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimientos de empresas, aprueba la normativa que regula la obligación de facturación electrónica entre empresas privadas y profesionales liberales. De ella falta por concretar el calendario final de aplicación ya que depende de la publicación del reglamento asociado a factura electrónica.

En la actualidad, y hasta que la obligatoriedad recogida en la ley 18/2022 entre en vigor, la remisión de la factura por medios electrónicos requiere que el destinatario haya dado su consentimiento de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito, y que los medios electrónicos utilizados garanticen la autenticidad del origen y la integridad del contenido. En cuanto a la conservación de la factura por medios electrónicos, es necesario que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se haya recibido o remitido, así como la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma, u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Asimismo, será necesario que los documentos conservados por medios electrónicos sean gestionados y conservados por medios que garanticen un acceso online a los datos, así como su carga remota y utilización por parte de la Administración Tributaria ante cualquier solicitud de esta.

La garantía de autenticidad del origen y de la integridad del contenido de las facturas que se hayan remitido por medios electrónicos puede acreditarse de varias formas; una de ellas es la utilización de una firma electrónica avanzada, basada en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas.

El servicio CaixaBankFactura permite cumplir los requerimientos de la normativa vigente; el titular puede incorporar su propia firma electrónica a las facturas remitidas a través del servicio o encargar a CaixaBank la expedición en su nombre de las facturas, para lo cual CaixaBank utilizará su propia firma electrónica, que reúne las características citadas. En este último caso, es obligatorio que las facturas así expedidas se identifiquen con una serie específica y distinta.

Adicionalmente, el servicio CaixaBankFactura pone a disposición de su titular la posibilidad de conservación electrónica de las facturas, con los requisitos que para esta obligación exige la normativa citada y las resoluciones de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria dictadas con relación a esta materia.

Ejemplo de aceptación

Para la obtención del consentimiento expreso por parte de sus clientes con vistas a la utilización de métodos electrónicos para la emisión y recepción de facturas, le facilitamos un ejemplo del contenido, sin perjuicio de que se puede obtener el consentimiento por cualquier medio, verbal o escrito:

De conformidad con lo dispuesto en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, así como por la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, manifestamos nuestro consentimiento para que, por parte de xxxxxxxxxxxx, S.A., o en su nombre, nos sean remitidas por medios electrónicos las facturas que se deriven de nuestras relaciones comerciales presentes y futuras.